絶対に失敗したくない電子契約！失敗しないためのポイントをおさえておこう

当サイトは絶対に失敗したくない電子契約に関する情報をご紹介しています。
失敗しないためのポイントをおさえておくことで、トラブルなく使用できる可能性が高まるからです。
電子データでの契約を導入すればコスト削減が可能となります。
印紙税の負担がなくなるので、コストを減らしたい場合には必見です。
また電子データでの契約を導入する際の注意点とは何か、というテーマでも情報を提供しているのでこれから導入する際に役立つ可能性があります。

絶対に失敗したくない電子契約！失敗しないためのポイントをおさえておこう

近年、導入する企業が増えている電子契約ですが、新しいサービスであるため不安に思う人も多いのではないでしょうか。
そのような場合に知っておきたいポイントとしては、どのような契約でも電子契約ができるわけではなく、訪問や電話で勧誘した販売の場合には利用できないことがあります。
またまだ登場して間もないため、取引先によっては理解されないことも考えられます。
相手と協力して利用する必要があるのは注意点の1つです。

電子契約サービスってどんなサービスなの？

電子契約サービスはクラウド上で契約を締結するサービスになります。
主な内容としては契約、管理になりますが、他のツールと連携させることでやれることは増えます。
主なメリットはコスト削減、業務効率化です。
電子契約サービスでは課税文書の作成を行わないので印紙税は課税されません。
書面による契約ではこの印紙税が必要でしたが、電子契約サービスであれば余計なコストを削ることができます。
紙を使う機会も減るのでペーパーレス化を進めることができますし、限られた資源を守ることにもつながります。
業務効率化に対する効果もかなり高く、メリットが非常に多いです。
印鑑を押す手間を省くことができますし、クラウド上でデータを管理できるので書類を引っ張り出して契約書を探す必要もありません。
印鑑をわざわざ用意する必要も無くなるので、印鑑がなくてもビジネスが成立する時代も近いです。
リモートワークとの相性も抜群なので、普及率はさらに上昇していくはずです。

書面と同じように電子契約にも印鑑は必要なの？

電子契約は印鑑は必要ありません。
理由は、電子契約では内容がデータで保存されており、パソコンやタブレットなどといった端末で閲覧する方式となるため、押印という行為自体が不可能だからです。
しかし、電子契約は、署名をして印鑑を押すという紙の契約書で行われる行為の代わりとなるものがなければ法的効力は持ちません。
その法的な効力をもたせるものは「電子署名」で、日本の法令に基づいて行われたものについては正規の方法で作成された紙の契約書と同等の効力をもつとされています。
電子署名法施行規則では明確に署名方式の名称が書かれているわけではありませんが、条文の内容よりRSA、RSA-PSS、DSA、ECDSAの4種類が認められている方法だと読み取ることができます。
なお、紙の文書と同様の体裁にするために、印影を画像にして電子契約書に貼るケースがみられますが、印影だけが取り出されて悪用されるリスクがあるので絶対にやめましょう。

日本の電子契約の普及率はどれくらい？

近年、電子契約を導入する企業は年々増加しています。
2021年3月に発表されたJIPDEC（一般財団法人日本情報経済社会推進協会）の調査結果によると、その普及率は67.2％となっています。
2020年7月発表の同調査では41.5％だったので、半年程度で20％以上も増加しました。
電子契約の導入には既存の業務フローの見直しが不可欠なので、これまでは導入に後ろ向きだった企業も少なくありませんでした。
しかし、ここ数年のコロナ禍によって導入を余儀なくされた企業が増えたことが、電子契約の普及率が急増した大きな要因と言えるでしょう。
また、今回の調査結果では、17.7％の企業が現状では利用していないものの準備や検討中と回答しています。
そのため、契約書の電子化を進める企業は今後益々増えていくと予想されますが、電子契約サービスの市場規模は2023年には2017年の約10倍、2020年の約2倍に相当する約200億円に到達するという予測もあります。

電子契約サービスにはどんな種類があるの？

電子契約サービスの種類は、主に立会人型と当事者型に分かれます。
立会人型では電子契約サービス側が電子データを用意し、それに署名して利用します。
この電子データは電子証明書ですが、本人確認をしたものではないので、二段階認証などが必要です。
当事者型の場合、立会人型とは異なり利用者本人が外部で取得した電子証明書を使用します。
立会人型のサービスとは異なり、利用者本人が電子証明書を用意していることから本人確認や二段階認証の必要がないなどの利点があります。
ただし、自分で外部の機関から電子証明書を用意する手間はかかります。
電子契約サービスの多くは立会人型と当事者型を採用していますが、その内容は様々です。
テンプレートから電子契約を作成する、タスク管理ができる、契約書の送付を受け付けているなど機能も多彩となっているため、自社が利用したい内容に合わせて選択すると良いでしょう。
紙の書類の電子化や保管が行えるサービスなども存在しています。

電子契約における様々なデメリットについて

ビジネスの世界で一般的になりつつある電子契約ですが、メリットが多い反面デメリットもあります。代表的なものとして、取引先の理解を得ることが難しい面が挙げられます。これは、自社にとってのメリットが相手方のメリットになるとは限らないからです。取引先が電子契約の導入を検討していなければなおさらです。そのため「メリットを丁寧に説明する」「締結方法を使い分ける」など、粘り強い交渉が不可欠となります。また、電子契約ができない書類があることもデメリットの一つです。定期借地契約・訪問販売等において交付する書面・公正証書が必要な契約などが代表的ですが、電子化が可能な契約と不可能な契約の比率を事前にしっかりと確認した上で、慎重に導入を検討する必要があります。さらに、社内の業務フロー変更も必要になります。ルール作りや電子契約に関する社員の教育などに手間がかかりますし、変更に抵抗がある社員もいます。したがって、社内説明を十分に行った上で社員の理解を得ることも重要であるといえます。

安全性が高い電子契約システムをビジネスで利用

日本でも様々な分野でデジタル化が進んでいますが、最近は契約書にも電子化の波が押し寄せています。 電子データのやり取りで契約を締結できる電子契約には、様々なメリットがあります。 書面の契約では紙に印刷するため、印刷の代金と紙の費用が必要です。 契約書に押印して相手に郵送すると、相手は書類を読み押印して返送します。 課税文書の場合は、収入印紙を貼付して郵送する必要があります。 契約金額が高いと収入印紙の金額も高くなり、利用者の負担が増えます。 電子契約なら印刷の費用や郵送代、印紙代が必要ないためコストを減らせます。 安全性も高く、電子契約サービスに加入すれば迅速に手続きが終わります。 電子データで管理できる電子契約だと、更新日や契約締結日の管理も簡単です。 契約内容を知りたい場合はパソコンで閲覧でき、使用するデータはクラウド上で安全に保管されています。 様々な会社がサービスを提供していますが、自社の目的に合うサービスを選択します。

書面契約よりも手間を省ける電子契約サービス

従来の紙の契約書は書面契約とも呼ばれ、紙に印刷して作成します。 インターネット上で契約を締結できる電子契約サービスは、様々な特徴を持っています。 タイムスタンプや電子証明書が必要になるので、専用のシステムを使って契約を締結します。 電子契約サービスはメリットが多く、コストを削減でき業務の効率化を図れます。 従来の契約では作成した書類を印刷してから押印し、相手に郵送します。 書類を受取った相手は内容を確認し、押印して返送するので多くの時間と手間が必要です。 電子契約サービスなら、インターネット上で全ての手続きが完了します。 書面契約のような煩雑な手間が不要で、インターネットに接続できれば場所を問わず契約書を作成できます。 最近はリモートワークが増えていますが、電子契約サービスはリモートワークの契約時にも使われています。 電子データは実物がないので、契約書を保管するスペースも必要ないです。 契約システムを利用するための料金は必要で、サービスを提供している会社によって料金が異なります。

電子契約を活用してビジネス上のトラブルを回避

電子契約サービスを活用すれば、ビジネス上のトラブルを上手に回避して手続きの効率化を図れます。 多くの企業が商談にチャットツールやメールを使っていますが、オンラインのやり取りが増加しても契約は紙の書類で行われるケースが多いです。 最近は、新しい時代のサービスと呼ばれている電子契約サービスを導入する企業も増えています。 電子契約サービスを導入している企業は、ビジネス上の様々なメリットを得ています。 書面の契約と比べて様々な違いがあり、形式はPDFなどの電子データが使われます。 契約書の作成方法はシンプルで、作成した契約書データを専用のシステムにアップロードします。 証拠能力はタイムスタンプや電子証明書で担保し、インターネット上で契約を結びます。 契約書はサーバーに保管し、必要コストは契約システムの利用料だけです。 紙の契約書を利用する場合は、書類の印刷費用や郵送料が必要になります。 電子契約サービスには様々なメリットがあり、全ての手続きをシステム上で完結出来ます。

様々な業界で普及している電子契約サービス

様々な業界で普及している電子契約サービスは、便利で使いやすいため高い評価を受けています。紙の契約書は印刷や郵送などの作業が必要ですが、電子契約サービスなら煩雑な作業を省けるため契約のスピードが向上します。契約書を郵送する費用や印紙税、保管費用も不要なので管理や契約締結に関わるコストも大幅に減らせます。契約手続きが明確に可視化されるので、契約の締結漏れも防止できます。紙の契約書だと、相手に郵送してから返送を待つ必要があります。電子契約サービスなら、クラウド上で契約が完了するので作業効率が向上します。電子文書はデジタルデータを編集できるので、セキュリティ対策が重要になります。電子署名サービスには、署名する人の本人確認を担保する方法があります。立会人型は、契約システムから配信されるメールを受取ると本人確認が完了します。実印タイプとも呼ばれる当事者型は厳格に本人確認を行うため、高い信用を誇ります。